Tutorial. Desarrollo de bases de datos con Microsoft Access

En este tutorial se describen los pasos necesarios para la creación de una base de datos con Microsoft Access. Se describen los pasos necesarios para la definición de tablas, la creación de relaciones, la creación de consultas, la creación de formularios y la creación de informes. También se describen los pasos necesarios para la carga de datos en las tablas, y la creación de formularios basados en subformularios.

Microsoft Access para Windows es un SGBDR (Sistema de Gestión de Bases de Datos Relacional) idóneo para la iniciación al desarrollo de Sistemas de Bases de Datos. Con esta herramienta podremos crear aplicaciones para bases de datos comenzando con la definición del esquema lógico de la base de datos, y construyendo a partir de él una interfaz de explotación para dicha base de datos, utilizando para ello las características de Microsoft Access.

Tras iniciar Access, aparecerá una ventana de bienvenida similar a la de la figura siguiente.

Desde aquí, podemos elegir entre crear una base de datos nueva en blanco, a partir de una plantilla, o abrir una base de datos existente. Elegimos la opción Base de datos en blanco, accediendo al panel Base de datos en blanco, que incluye un cuadro de texto en el que introduciremos el nombre de la base de datos que vamos a crear (p.e. Practica1), y permite indicar la ubicación del archivo.

Una vez que haya creado la base de datos, se habrá creado un archivo con la extensión .accdb. Este va a contener la estructura de la base de datos, las restricciones que defina sobre los datos, así como los programas de aplicación y rutinas de tratamiento de datos que utilice en su Sistema de Base de Datos. El formato por defecto es el de Access 2007-2016, pero puede cambiarlo usando el botón Opciones de Access del cuadro de diálogo mostrado al seleccionar el menú Archivo, tal y como se ilustra en la figura siguiente.

Llegados a este punto, accederemos a la vista Hoja de datos de Herramientas de tabla de Access, preparada para crear la primera tabla.

Antes de crear una tabla, vamos a describir las pestañas de la barra de menú, teniendo en cuenta que las cuatro primeras pestañas son comunes, y el resto dependen del contexto de trabajo.

La pestaña Inicio incluye las secciones Vistas, Portapapeles, Ordenar y filtrar, Registros, Buscar y Formato de texto.

La pestaña Crear se utiliza para crear los distintos objetos de los que consta un archivo de Access: Tablas, Formularios, Informes, Consultas y Macros.

La pestaña Datos externos permite incorporar y exportar información de fuentes externas hacia y desde una base de datos Access. Las secciones son Importar y vincular, y Exportar.

La pestaña Herramientas de base de datos incluye las secciones Herramientas, Macro, Relaciones, Analizar, Mover datos, y Complementos.

La pestaña Campos de la tabla incluye las secciones Vistas, Agregar y eliminar, Propiedades, Formato y Validación de campo.

Por último, la pestaña Tabla incluye secciones para la definición de macros que se podrán configurar para que se ejecuten antes o después de realizar operaciones contra una tabla de la base de datos. También incluye la sección de Relaciones.

Para definir una tabla, seleccione la pestaña Crear. En la sección Tabla, dispone de varias opciones. La opción Tabla permite crear la tabla en la vista de Hoja de datos, donde podemos introducir directamente los datos sin especificar los atributos. También podemos crear una tabla en modo de diseño, o a partir de una plantilla. Es posible incorporar una tabla nueva a la base de datos mediante vinculación o mediante incrustación.

Seleccione la opción Diseño de tabla. A continuación, aparecerá una ventana para que defina la estructura de una tabla, especificando los nombres de los campos, los tipos de datos de cada campo y una breve descripción del contenido de cada campo.

Los nombres de campo de una tabla pueden tener hasta 64 caracteres de longitud y se permiten la inclusión de espacios en los nombres de campo.

La tabla siguiente ilustra los principales tipos de datos para definir un campo:

Además, una vez establecido el tipo de datos de un campo, se pueden especificar sus propiedades:

Como restricciones generales caben destacar las siguientes:

Además, en los tipos Texto, Número y Fecha/Hora, podemos restringir los caracteres que se introducen como valor de un campo utilizando las máscaras de entrada. Estas máscaras de entrada especifican una expresión en la que indican el tipo de valor que puede tomar cada carácter.

La máscara de entrada controla los caracteres introducidos en un campo, uno a uno, con esta notación:

A continuación, se muestran varios ejemplos de máscaras de entrada:

No debemos confundir la máscara, que controla la entrada, con el formato, que es un formato de presentación de la salida.

Para la definición de claves (atributos que identifican de forma inequívoca a una entidad), seleccione los campos que desee, pulse con el botón derecho del ratón y seleccione Clave principal en el menú contextual, o bien seleccione Clave principal en la sección Herramientas del menú.

Los formularios son plantillas para la presentación o introducción por pantalla de los datos de la base de datos, y disponen de una serie de herramientas para la creación de rótulos, campos, botones de orden, botones de opción, casillas de verificación, y en general cualquier característica propia de las aplicaciones Windows.

En primer lugar, pulse la pestaña Crear. En la sección Formularios, disponemos de diversas opciones. Si elige Formulario, se creará automáticamente un formulario sobre la tabla que tenga seleccionada en el Panel de exploración. Para controlar el proceso de creación, pulse el botón Asistente para formularios.

Para empezar, crearemos un formulario basado en una tabla. Para ello, seleccione la tabla Alumno del cuadro de lista desplegable, seleccione Asistente para formularios. Accederá a un cuadro de diálogo para seleccionar los campos a incluir en el formulario.

En el cuadro desplegable Tablas/Consultas puede elegir el origen de los campos. En el cuadro de la izquierda aparecen todos los campos de la tabla o consulta origen. En el cuadro de la derecha están los campos que van a aparecer en el formulario. Pulse el botón >> para incluir todos los campos de la tabla en el formulario, y pulse Siguiente.

En el siguiente cuadro de diálogo puede seleccionar la distribución de los elementos en el formulario. Puede elegir entre una presentación en columnas, tabular, hoja de datos o justificado. Deje la opción predeterminada y pulse Siguiente.

El último cuadro de diálogo se utiliza para definir un título para el formulario, y poder abrir el formulario con los datos, o bien modificar el diseño generado por el asistente. Cambie el título del formulario a Información sobre alumnos, y pulse el botón Finalizar.

Una vez seguidos estos pasos, deberá obtener un formulario como el siguiente:

Cuando pulse el botón Cerrar del formulario, se creará un formulario con el mismo nombre que haya elegido como título.

Para abrir el formulario, haga doble clic en su nombre en el Panel de exploración, o seleccione Abrir en el menú contextual. Para modificar el formato del formulario, seleccione Vista diseño en el menú contextual.

La definición de informes permite la creación de plantillas para que pueda imprimir por impresora o en un archivo el contenido de una tabla o el resultado de una consulta.

Para definir un informe en Microsoft Access, se siguen una serie de pasos similares a los utilizados en la definición de formularios.

En primer lugar, pulse la pestaña Crear. En la sección Informes, disponemos de diversas opciones. Si elige Informe, se creará automáticamente un informe sobre la tabla que tenga seleccionada en el Panel de exploración. Para controlar el proceso de creación, pulse la opción Asistente para informes.

Después de realizar la selección, se iniciará el asistente para la creación de informes, y en su primer cuadro de diálogo le pide que seleccione los campos que desea incluir en su informe.

Veamos un ejemplo de creación de informe teniendo seleccionada la tabla Alumno.

En el cuadro de la izquierda aparecen todos los campos de la tabla o consulta origen, y en el de la derecha los campos que van a aparecer en el informe. Seleccione el campo primerApellido y pulse el botón > para mover este campo al área derecha. Repita esta operación con los campos segundoApellido y nombre. A continuación, pulse el botón Siguiente.

El paso siguiente del asistente es un cuadro de diálogo que pregunta si desea realizar algún tipo de agrupación. En nuestro caso esto no tiene utilidad, pero sí sería interesante en el caso de un listado de alumnos por asignaturas. En tal caso, las asignaturas definirían lo que se conoce en Access como nivel de agrupamiento.

En el paso siguiente se seleccionan los campos por los que desea ordenar. Seleccione en la primera lista desplegable el campo primerApellido y pulse el botón de al lado para cambiar el tipo de ordenación (ascendente o descendente) Repita esta operación en las listas siguientes con los campos segundoApellido y nombre. A continuación, pulse el botón Siguiente.

A continuación, aparece un cuadro de diálogo para que seleccione el tipo de informe que desea, así como la orientación de la página y el espaciado entre las líneas del informe. Seleccione la distribución Tabular y la orientación Vertical. A continuación, pulse el botón Siguiente.

El último cuadro de diálogo le pide un título del informe, que en nuestro caso será Listado de alumnos y puede seleccionar entre ver la presentación del informe o modificar el diseño del mismo. Deje los valores por omisión y pulse el botón Finalizar.

De esta forma tan sencilla ha generado un informe que contiene una lista de los alumnos matriculados ordenados alfabéticamente. Para finalizar pulse el botón Cerrar y guarde los cambios de este informe con el nombre Listado de alumnos.

Como Microsoft Access es un SGBDR, dispone de un modelo de datos propio en el que se especifica el esquema de datos lógico creado (en este caso según un modelo relacional). Para ello, Access dispone de una ventana gráfica de relaciones en las que se pueden describir las relaciones entre las tablas, así como las propiedades de las relaciones. La definición de estas relaciones es importante, ya que Access las utilizará para verificar la integridad de los datos, así como para simplificar la creación de consultas, formularios e informes que utilicen atributos que pertenecen a distintas tablas. Es recomendable crear las relaciones antes de introducir ningún dato. Además, Access puede malinterpretar el tipo de relación entre dos tablas si las claves principales no están bien definidas.

Para abrir la ventana Relaciones, seleccione la pestaña Herramientas de base de datos, y en la sección Relaciones, seleccione Relaciones. Aparecerá una ventana que muestra las tablas y consultas disponibles, como muestra esta figura. Sitúe el cursor sobre cada una de las tablas y pulse el botón Agregar las tablas relacionadas. De esta forma se van añadiendo las tablas a la ventana Relaciones, y el paso siguiente es la creación de relaciones, y la definición de sus propiedades.

Al seguir estos pasos, obtendrá la ventana Relaciones, en la que aparecen las tres tablas, y en cada una los atributos de cada tabla, marcando los atributos que son clave principal con el icono correspondiente. Para una mejor interpretación, mueva las tablas Asignatura y Estudia (arrastrándolas con el ratón), de forma que la tabla Estudia quede en medio, tal y como muestra la figura siguiente.

Una vez que se han agregado las tablas, falta definir las relaciones entre las entidades, y este va a ser el paso siguiente.

Las relaciones entre tablas se realizan seleccionando un atributo del esquema de una tabla y arrastrándolo al atributo del esquema de la tabla con la que está relacionado, y es importante el orden en que se haga, de forma que el primer atributo que se seleccione será el primero en la forma de especificar la relación (esto es importante en las relaciones uno a muchos y muchos a uno).

Arrastre el atributo NIF de Alumno al atributo NIF de Estudia, y aparecerá el cuadro de diálogo siguiente para especificar las propiedades de la relación, en el que Access ha elegido automáticamente Uno a varios como tipo de relación. Observe que no podemos cambiar el tipo de relación elegido por Access. Si es erróneo, tendremos que revisar la definición de las claves, los índices o los datos existentes en las tablas.

Como el modelo de datos del SGBD no es el mismo que el modelo conceptual creado, hay que hacer una traducción al modelo de datos del SGBD, de la forma siguiente:

En términos de Entidad-Relación, el conjunto de entidades Alumno está relacionado mediante una relación muchos a muchos con el conjunto de entidades Asignatura, de forma que un alumno puede estar matriculado de varias asignaturas, y en una misma asignatura hay matriculados varios alumnos. Pero el modelo de datos que utiliza el SGBD es un modelo relacional, en el que para este ejemplo hay una tabla para el conjunto de entidades Alumno, una tabla para el conjunto de entidades Asignatura y una tabla para el conjunto de relaciones Estudia.

En este ejemplo, la transformación del conjunto de relaciones M:N del modelo Entidad-Relación al modelo del SGBD se hace creando una tabla para la relación Estudia con la unión de claves primarias (relación Estudia), una relación 1:M del atributo NIF de la tabla Alumno al atributo NIF de la tabla Estudia, y una relación 1:M del atributo codigo de la tabla Asignatura al atributo codigo de la tabla Estudia.

Además, seleccione la casilla de verificación Exigir integridad referencial, para que en la tabla subordinada solo pueda haber registros que estén relacionados con registros existentes en las tablas Alumno y Asignatura. Seleccione además las dos casillas de verificación Actualizar en cascada los campos relacionados y Eliminar en cascada los registros relacionados. Esto hará que si se modifica la clave primaria de un alumno o de una asignatura se propagará ese cambio de forma automática a la tabla Estudia. Por otro lado, si se elimina un alumno o una asignatura, automáticamente se propagará la eliminación del registro relacionado en la tabla Estudia.

A continuación, pulse el botón Cerrar y se guardarán las modificaciones de las relaciones de las tablas de la base de datos.

Access permite importar datos desde varias fuentes, como hojas de cálculo, archivos de texto, bases de datos de otros SGBD, etc. A modo ilustrativo vamos a importar datos en las tablas definidas desde archivos de texto. Dado que el esquema de la base de datos que tenemos definida ya cuenta con varias restricciones (p.e. claves primarias, restricciones de integridad referencial, etc.), los datos que importemos deben cumplir con estas restricciones. En caso contrario, Access no permitirá la importación de los datos. Además, se deberán importar en cierto orden, ya que está definida la integridad referencial. Esto impedirá que puedan existir registros en la tabla Estudia que no se correspondan con alumnos y asignaturas existentes. Así, importaremos la tabla Estudia en último lugar para no infringir la restricción de integridad referencial.

Para importar datos, seleccione la pestaña Datos externos, y en la sección Importar y vincular, seleccione Nuevo origen de datos | De un archivo | Archivo de texto. Aparecerá un cuadro de diálogo en el que indicaremos la ruta donde están los archivos de texto que se van a importar en las tablas de la base de datos, y las opciones de importación. Estas opciones permiten:

En nuestro caso optaremos por la segunda opción, la que añade los registros a los registros existentes de una tabla. Esto lo haremos para cada una de las tablas y con sus respectivos archivos de texto (Alumno.txt, Asignatura.txt y Estudia.txt. Estos archivos están disponibles en la zona de Grupo de trabajo | Recursos complementarios | Archivos de datos en Aula virtual). A continuación, se muestra un ejemplo de importación de datos en la tabla Alumno.

Tras la importación, las tablas deben mostrar los registros siguientes.

Access dispone de un entorno gráfico para la generación de consultas que es muy sencillo de utilizar. Lo ideal es utilizar este entorno para crear una primera aproximación de la consulta, y a continuación editar la sentencia SQL y modificarla si es necesario.

Para crear una consulta, seleccione la pestaña Crear. En la sección Consultas, tenemos las opciones Asistente para consultas y Diseño de consulta. Nosotros elegiremos Diseño de consulta. Aparecerá un cuadro de diálogo para que indique las tablas o consultas que participan en la consulta. Para este ejemplo, seleccione la tabla Alumno y pulse el botón Agregar. De esta forma se añadirá la tabla Alumno a la ventana de la consulta. Pulse el botón Cerrar.

También es posible utilizar el Asistente para consultas del menú Crear. Esto mostrará un cuadro de diálogo para que elijamos si queremos utilizar el asistente para la creación de consultas. De acuerdo con los conocimientos limitados que tenemos en esta primea práctica, por ahora sólo podríamos crear consultas basadas en una sola tabla, por lo que será una opción con una gran limitación y por ahora no utilizaremos el asistente para consultas.

La figura siguiente ilustra la ventana de definición de consultas.

A menudo suele ser necesario introducir datos sobre una tabla que está relacionada con otra tabla en el esquema de la base de datos (p.e. para una misma empresa introducir todos sus trabajadores sin tener que repetir los datos de la empresa). Veamos cómo se pueden crear formularios que incluyan dentro de sí mismos otros formularios.

La forma de realizar esto es creando dos formularios: el formulario principal, y un subformulario, y una vez que estén creados ambos, ligarlos con los atributos comunes.

Para este caso, vamos a introducir un nuevo ejemplo a partir del anterior, con los profesores que imparten las asignaturas y los departamentos a los que pertenecen los profesores. Los departamentos están constituidos por personal docente e investigador, de forma que cada uno de sus miembros sólo puede pertenecer a un departamento.

La estructura de las tablas sería la siguiente:

Tabla Departamento

Tabla Personal

Se puede observar tras la realización del formulario automático para Departamento, que se ha incluido un subformulario para Personal. El conjunto es lo que se conoce como un formulario Maestro-Detalle y permite ver en la parte Detalle los registros relacionados con la parte Maestro. La inclusión automática del formulario detalle se debe a que hay definida en el diccionario de datos una relación 1:M entre Departamento y Personal. En cambio si la relación hubiese sido M:N, o bien, Departamento tuviese más de una relación 1:M con otras tablas del esquema, Access no habría incluido la parte detalle. Además, observamos que la parte de detalle ha sido incluida como una Hoja de datos, en la que no se ha aplicado ningún tipo de formato.

Guardar los cambios realizados y guardar el formulario con el nombre Departamento.

Por tanto, son varias las circunstancias que nos obligan a conocer cómo incluir un formulario detalle en el formulario Maestro (relaciones M:N, varias relaciones 1:M, proporcionar un formato adecuado al detalle, formularios maestro-detalle-detalle, …). A continuación veremos cómo realizar un formulario Maestro-detalle personalizado.

Supongamos que a partir del formulario Información sobre alumnos queremos incluir datos acerca de las asignaturas en las que está matriculado cada alumno y ver también sus calificaciones. Se trata pues de un formulario maestro-detalle. Vemos los pasos que debemos seguir.

En primer lugar, creamos el subformulario, construyendo una consulta para la parte de detalle (las asignaturas y notas de un alumno) que seleccione los atributos NIF, código, asignatura y nota. El atributo NIF tiene que incluirse porque va a ser el atributo que sirva de vínculo entre el formulario y el subformulario, con lo que al final deberemos tener una consulta similar a esta.

Guardaremos esta consulta con el nombre Subconsulta notas.

Para crear el formulario, empezaremos creando un nuevo formulario (el subformulario) con formato Tabular basado en la consulta Subconsulta notas que incluya todos los atributos (más adelante veremos que hay que eliminar del subformulario el atributo NIF). Al nuevo formulario (subformulario) le asignaremos el título Asignaturas de alumno, y será similar al siguiente:

A continuación, vincularemos los dos formularios. Para ello, cerramos el subformulario recién creado, abriremos el formulario principal (Alumno) en modo de diseño y desde la sección izquierda de Todos los objetos de Access arrastraremos el subformulario (Asignaturas de alumno) al formulario, y obtendremos algo parecido a lo que se muestra en la ilustración siguiente.

A continuación falta comprobar si Access ha establecido la relación entre ambos formularios. Esto lo podemos comprobar viendo las propiedades del subformulario haciendo clic con el botón derecho sobre el subformulario y eligiendo Propiedades. En la sección Datos de la ventana Propiedades hay dos propiedades que especifican la relación entre ambos formularios. Se trata de Vincular campos principales y Vincular campos secundarios. La propiedad Vincular campos principales hace referencia a los campos de parte del formulario principal que se encargan de relacionar la parte principal con la parte de detalle. Por el contrario, la propiedad Vincular campos secundarios hace referencia a los campos de la parte del subformulario que se encargan de relacionar la parte de detalle con la parte principal.

Podemos comprobar como Access ha determinado que la relación entre estos dos formularios puede obtenerse de la relación existente entre sus fuentes de datos subyacentes, en este caso la tabla Alumno y la consulta Subconsulta notas. La figura siguiente ilustra la relación.

Si los formularios estuviesen ligados por más de un campo, los campos se separarían por punto y coma. Agrandamos un poco el área del subformulario para que pueda mostrar bien los datos. Después guardamos el formulario y lo abrimos para ver que se ajusta a lo que necesitábamos. La figura siguiente ilustra el formulario y permite ver que muestra las asignaturas de cada estudiante. Al cambiar de estudiante, se muestran las asignaturas del nuevo estudiante seleccionado.

Si ahora desea otro formulario de alumnos por asignaturas debería crear un nuevo formulario basado en subformulario, salvo que en este caso el formulario principal sería el de asignaturas, y el de alumnos sería el secundario. Esta situación suele darse en relaciones 1:M o M:N siempre que se quiera utilizar la tabla de la relación para poder acceder a los registros de la tabla de detalle desde la tabla maestra.

El proceso de creación de informes que contengan subinformes es análogo al de creación de formularios que contengan subformularios. Es decir, hay que crear dos informes (el maestro y el detalle), y una vez creados, se abre el informe principal en modo de diseño, y se arrastra el subinforme al informe principal, comprobando la vinculación correcta a través de los atributos que los relacionan. También podemos seleccionar todos los datos y confiar que el asistente para informes haga un buen trabajo…

Para la realización de este supuesto práctico, comentaremos brevemente algunos aspectos que debería tener saber para crear una interfaz de usuario más avanzada.

En este tutorial se han explorado algunas capacidades básicas de Microsoft Access como herramienta para el diseño y desarrollo de bases de datos relacionales. A través de ejemplos prácticos, se muestra cómo definir tablas, establecer relaciones, crear consultas, formularios e informes, y a diseñar interfaces de usuario que permiten explotar de manera eficiente los datos almacenados.

Microsoft Access no solo facilita la gestión de datos, sino que también fomenta el aprendizaje de conceptos fundamentales de bases de datos, como la integridad referencial y las relaciones entre tablas. Además, su interfaz gráfica intuitiva permite a los usuarios centrarse en el diseño lógico y funcional de sus aplicaciones sin necesidad de conocimientos avanzados de programación.

Este tutorial también ha demostrado cómo Access puede ser una herramienta a tener en cuenta para automatizar tareas repetitivas mediante macros, y cómo se pueden personalizar formularios e informes para adaptarlos a necesidades específicas. Estas habilidades son esenciales en el desarrollo de aplicaciones de bases de datos.

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