Inteligencia artificial generativa aplicada a productividad IT
hospitalaria
Claude Cowork
Claude como compañero de equipo que trabaja directamente sobre tus
carpetas, tu correo y tu calendario — leyendo su contenido real y
ejecutando acciones, siempre bajo tu supervisión.
Organizar carpetas
Diagnosticar proyectos
Skills
Tareas programadas
Gmail
Manuel Torres · Universidad de Almería
Qué es
Deja de ser un chat aislado
y se convierte en un
colaborador
En lugar de razonar solo con el texto que le pegas, Claude Cowork
opera sobre tu propio entorno: la diferencia es la misma que
hay entre pedir consejo a un compañero y pedirle que se encargue de la
tarea.
Chat convencional
«Resúmeme este correo que te pego»
«¿Cómo debería organizar mis archivos?»
Te explica cómo lo haría
Sin acceso a tus documentos ni buzón
Claude Cowork
«Repasa mi bandeja y dime qué atender ya»
«Explora esta carpeta y reorganízala»
Lo hace de verdad, sobre datos reales
Lee el contenido y ejecuta acciones
Qué puede hacer
Cinco capacidades que se encadenan
Carpetas locales
Listar archivos, leer su contenido, crear subcarpetas, mover y
renombrar documentos.
Conectores
Correo (Gmail), almacenamiento (Drive, OneDrive), calendario… para
buscar, leer, etiquetar o redactar.
Ejecutar acciones
No solo las describe: la reorganización o una etiqueta en Gmail
ocurren de verdad.
Skills reutilizables
Encapsulan un procedimiento para repetirlo igual de bien cada vez.
Tareas programadas
Se ejecutan solas, de forma desatendida, con una periodicidad
definida.
Bajo tu supervisión
Propone antes de tocar; tú apruebas. El criterio profesional sigue
siendo tuyo.
Antes de empezar
Trabaja sobre archivos y buzones reales
En un entorno hospitalario eso puede implicar datos personales o
información sensible. Todos los materiales de este tutorial son
ficticios y están creados para la formación. Antes de
dar a Claude acceso a carpetas o cuentas reales, revisa las políticas
del centro y las indicaciones del responsable de protección de datos,
y concede el acceso mínimo imprescindible.
Objetivos
Al finalizar deberías
ser capaz de
-
1
Explicar qué es Claude Cowork y en qué se diferencia de un chat
convencional.
-
2
Conceder acceso a carpetas y conectores (Gmail, Drive) con
criterio de seguridad.
-
3
Organizar una carpeta desordenada: leer el contenido real,
agrupar, detectar duplicados y reorganizar de forma reversible.
-
4
Reconciliar versiones en conflicto y generar diagnósticos e
informes de los cambios.
-
5
Encapsular un flujo repetible en una skill reutilizable.
-
6
Programar tareas desatendidas: organización periódica y vigilancia
del correo.
-
7
Gestionar el correo con Gmail: priorizar, etiquetar, resumir y
redactar borradores.
El principio de trabajo
Proponer antes de tocar
-
1
Explorar y entender primero. Los nombres no dicen
la verdad: «documento1», «FINAL» o «Copia de X» no significan
nada. Primero, leer lo que hay dentro.
-
2
Proponer un plan y esperar confirmación. Antes de
mover, renombrar o borrar, Claude presenta qué hará y por qué.
Nosotros aprobamos.
-
3
Ejecutar de forma reversible. Nada se borra a la
ligera: los descartes se aparcan en una carpeta de pendientes.
-
4
Dejar traza. Al terminar, un registro o informe
de lo hecho, para que sea auditable.
Insistir en esto
La supervisión humana no es opcional
Claude Cowork acelera el trabajo, pero la decisión de aprobar una
reorganización, enviar un correo o borrar un archivo sigue siendo
nuestra. Este patrón de
«propón, que yo confirmo, y deja constancia» es
precisamente lo que permite delegar con tranquilidad.
Preparación del entorno
Cómo se le da acceso
Carpetas locales
Desde la app de escritorio, indicando la carpeta concreta del
ejercicio — no todo el disco. Usa siempre una copia.
Conectores
Gmail, Drive, calendario… se activan en configuración, autorizando
permisos concretos. Usa una cuenta de pruebas.
Skills y tareas
Las skills quedan en Configuración → Skills; las tareas,
en el menú Programado, donde se pausan o editan.
Para que las tareas programadas se ejecuten, la app de escritorio de
Claude debe estar abierta. Si no lo está, se ejecutan
en cuanto la abras.
Escenario 1
Escenario 1 · Organizar una carpeta desordenada
Una carpeta que ha crecido
de forma orgánica
demo-organizacion: ~35 archivos casi todos en el mismo
nivel, con dos «Nueva carpeta» a medias. El desorden de nomenclatura
reproduce el de carpetas reales:
Nombres genéricos
documento1.txt, Sin título.txt,
asd.txt, prueba.txt.
Copias y duplicados
Copia de documento1, documento (2),
Informe...(1).
Versiones del mismo doc
presupuesto HIS, PRESUPUESTO_HIS_2,
..._FINAL, ...definitivoOK.
Objetivo: subcarpetas temáticas (Migración HIS, PACS, WiFi UCI,
Incidencias…) y nombres consistentes.
Escenario 1
Paso 1 · Explorar y proponer (sin tocar nada)
Leer el contenido antes de proponer
La carpeta demo-organizacion es un caos: todo en el mismo nivel,
con nombres como "documento1" o "Copia de documento1" que no dicen
nada. Hay duplicados y versiones de presupuestos con sufijos "FINAL"
o "definitivoOK". Antes de tocar nada, explora todos los
archivos, léelos si hace falta, y propón: 1) una estructura de
carpetas por temática, y 2) una convención de nombres clara.
Enséñame la propuesta antes de mover nada.
La clave del primer prompt: pedir explícitamente que
no cambie nada todavía y que analice el contenido
real, no los nombres.
Escenario 1
La distinción clave
Tres situaciones, tres tratamientos
🟢
Duplicados exactos
Mismo contenido, dos nombres (documento1 =
Copia de documento1). Seguro descartar el sobrante.
🟡
Versiones que se superan
Oferta 310.000 € → 288.000 € revisada; manual v1 → v2. Conservar
la más completa.
🔴
Conflictos genuinos
Dos «FINAL» con cifras distintas (199.500 vs 195.000). Claude
no adivina: lo marca como pendiente.
Distinguir estos tres casos es lo que hace fiable la reorganización:
ante un conflicto real, el criterio profesional es insustituible.
Escenario 1
Paso 2 · Aplicar el plan de forma reversible
Ejecutar sin pérdidas
Aplícalo: crea las carpetas, mueve y renombra cada archivo. Donde
haya duplicados o versiones, conserva solo la más reciente/completa
y dime cuál has descartado y por qué antes de eliminarla.
Hecho. 35 archivos, sin pérdidas. Descartados (movidos, NO
borrados, a .../descartados_pendiente_confirmar/): · Copia de
documento1, Informe...(1) → duplicados exactos byte a byte · manual
v1 → superado por firma_manual-usuario_v2
Sin resolver — NECESITO TU DECISIÓN: · _FINAL.csv y
definitivoOK.csv difieren en Licencias (195.000 vs 199.500 €). Los
dejé marcados "pendiente-confirmar". Dime cuál es el correcto.
Escenario 1
Paso 3 (opcional) · Dejar un README para el futuro
Que la carpeta
no vuelva a degradarse
Añade un README.md en la raíz con la convención de nombres
acordada, para que el equipo la siga usando en adelante.
AAAA-MM-DD_proyecto_tipo_descripcion[_vN].ext
Nada de «FINAL», «definitivoOK», «(2)» ni «Copia de». La convención
queda documentada para todo el equipo.
Escenario 2
Escenario 2 · Diagnosticar y reorganizar proyectos
Aparenta estar ordenada
pero no lo está
demo-departamento_tic_hospital: ~49 archivos en 16
carpetas con numeración clara… que esconde problemas de fondo.
Versiones y duplicados dispersos
_v1/_v2/_v2_FINAL/_v2_FINAL_definitivo; el mismo
presupuesto en 3-4 carpetas con nombres distintos.
Contradicciones de estado
«Migración HIS» está en Activos y también hay una «copia»
en Finalizados.
Naming inconsistente
El mismo proyecto es Migracion_HIS_2024 en un sitio y
SIH_HistoriaClinica en otro.
Carpeta intocable
_ARCHIVO_NO_BORRAR que hay que respetar sin saber a
priori qué contiene.
Escenario 2
Paso 1 · Pedir un diagnóstico, sin cambios
Separar el diagnóstico de la acción
Lo más relevante que encontré:
· 5 duplicados exactos confirmados por checksum.
· El archivo llamado "DEFINITIVO" tiene cifras antiguas (288.000
€): es una trampa de nombre. La versión vigente es
v2_FINAL_definitivo (292.500 €).
· WiFi UCI: la vigente (16 APs) la confirma una nota de pizarra
suelta.
· SIH_HistoriaClinica = Migracion_HIS_2024, duplicado en dos
carpetas.
· _ARCHIVO_NO_BORRAR es histórico legítimo: no requiere
tocarlo.
El valor está en los detalles que un vistazo por encima no captaría —
y puede generar un informe completo en un .docx.
Escenario 2
Paso 2 · Reorganizar siguiendo el diagnóstico
Más una auditoría que un «ordenar»
MOVIDOS · Migracion_HIS_2024: Activos → Finalizados (go-live
09/2024 sin cierre). · IMG_notas_pizarra.txt → Proyecto_WiFi_UCI/
(la nota de los 16 APs).
ELIMINADOS (con permiso) · Migracion_HIS_2024_copia/ (copia
accidental, no un proyecto real). · ..._DEFINITIVO(1).csv (cifras
desactualizadas pese al nombre).
NO TOCADOS — puntos abiertos: · _ARCHIVO_NO_BORRAR intacto. ·
Contrato PACS vencido desde 31/12/2023 sin sustitución. · Política
ENS v2 y Plan DRP: pendientes de terminar.
La reorganización deja explícitos los puntos abiertos
que la mera limpieza no resuelve.
Escenario 3
Escenario 3 · Convertirlo en una skill reutilizable
Encapsular el criterio, no solo la
tarea
Skill "organize-files-by-project" (flujo abreviado): 1. Explorar y
leer TODO (contenido, no solo el nombre). 2. Agrupar por proyecto
real, dejando que la estructura emerja. 3. Separar tres casos:
duplicados / versiones / conflictos genuinos. 4. Proponer antes de
tocar y esperar confirmación explícita. 5. Ejecutar reversible:
descartes a _pendiente_confirmar/ (no borrar). 6. Convención
AAAA-MM-DD_proyecto_tipo_descripcion[_vN].ext 7. Resumen final: qué
se organizó, qué se aparcó y qué queda pendiente.
Claude puede
probar la skill con ejemplos simulados antes de
guardarla. Una buena skill explica por qué el orden importa —
ese conocimiento es lo que hace que la próxima ejecución sea tan buena
como la primera.
Escenario 4
Escenario 4 · Programar una tarea desatendida
Sin nadie delante, nunca borrar
La skill puede ejecutarse sola y de forma periódica. Al pasar de un
flujo supervisado a uno desatendido,
las reglas se endurecen:
-
!
Nunca borrar definitivamente, por obvio que
parezca. Los descartes siempre a la subcarpeta de pendientes.
-
↻
No reorganizar desde cero lo ya clasificado: centrarse en los
archivos nuevos sueltos o con nombres genéricos.
-
⚠
Ante conflictos genuinos, no tocarlos: dejarlos
marcados como pendientes de que Manuel decida.
-
✓
Verificar que el número total de archivos no ha disminuido y
cerrar con un resumen breve.
Escenario 5
Escenario 5 · Gestionar el correo con Gmail
12 correos ficticios de un servicio de TI
| # |
Asunto (resumido) |
Tipo |
| 1 |
CRÍTICO: caída del servidor HIS — Urgencias sin historia
(INC-2026-4471, P1)
|
Incidencia crítica |
| 2 |
Ordenador muy lento en el mostrador de Admisión |
Ticket rutinario |
| 3 |
Reunión semanal de seguimiento TIC (jueves 17:00) |
Reunión |
| 4 |
Alerta: intento de phishing suplantando a RRHH |
Seguridad |
| 5 |
Renovación de licencias (NextSoft, antes del 31) |
Proveedor |
| 6 |
Sustitución de 8 monitores en UCI (para el día 24) |
Compras |
| 7 |
Documentación para la auditoría anual RGPD (día 30) |
Cumplimiento |
| 8 |
Alta de nuevo empleado: Dr. Carlos Pineda (20/07) |
RRHH |
| 9 |
Parada programada del sistema HIS (noche del sábado 18) |
Mantenimiento |
| 10 |
¡Últimas 24h! 40% de descuento en equipamiento (TechMed)
|
Spam |
| 11 |
9 días esperando reparación del PACS en Sala 2 (Dr. Castro,
TCK-8832)
|
Escalado / queja |
| 12 |
Formación obligatoria en ciberseguridad (plazo 31/07) |
Formación |
Escenario 5
Un guion de demostración completo
Siete prompts, de más a menos urgente
1 · Triage general
«Dime qué correos necesito atender ya, por urgencia» → la caída
del HIS (P1) primero.
2 · Etiquetado automático
Crea y aplica etiquetas reales en Gmail: Incidencias, Seguridad,
Proveedores…
3 · Incidente urgente
Extrae código INC-2026-4471, servicios afectados y
prioridad P1.
4 · Phishing y spam
Distingue la alerta legítima de Seguridad del
newsletter comercial.
5 · Respuesta a queja
Borrador para el Dr. Castro (TCK-8832): reconoce el retraso, da un
plazo.
6 · Resumen de plazos
Una línea por correo de proveedores/compras/cumplimiento, con su
fecha límite.
7 · Preparar la reunión: une convocatoria y temas
abiertos en una sola lista accionable.
Escenario 5
El punto de seguridad más importante
Claude redacta borradores,
no envía
correos
El borrador queda guardado en Gmail para que tú lo revises y envíes.
Claude no manda correos en tu nombre sin supervisión.
La revisión y el envío final son siempre una decisión humana.
Escenario 5
Automatizar el correo · tareas autocontenidas
Cuanto menos supervisada,
más conservadora
Resumen diario de la bandeja
Un briefing priorizado entre semana a las 18:00: clasifica por
urgencia y explica por qué. Solo lee.
Vigilancia horaria de P1
Cada hora (07:00–21:00) busca incidencias críticas y avisa con
«ALERTA P1». Solo informa.
Ambas tareas son estrictamente de solo lectura:
resumen e informan, pero no etiquetan, archivan ni responden. Es la
misma prudencia del escenario 4 aplicada al correo.
Buenas prácticas, seguridad y privacidad
Pautas para delegar con control
Empezar en modo lectura
Explorar, diagnosticar o resumir sin cambiar nada. Revisar el plan
antes de autorizar.
Nada de borrados irreversibles
Descartes a pendientes; el borrado lo confirmamos. En desatendido,
prohibido.
No adivinar en conflicto
Dos «el bueno» con datos distintos → marcar pendiente y preguntar.
Acceso mínimo
La carpeta o cuenta concreta, no todo. Copias ficticias y cuenta
de pruebas.
Dejar traza
Siempre un registro: qué se movió, qué se descartó y por qué, qué
queda pendiente.
Responsabilidad humana
Aprobar, enviar o dar por buena una cifra son decisiones nuestras.
Conclusiones
El mismo patrón de confianza
Claude Cowork cambia el tipo de tareas que se pueden delegar: de
«ayúdame a pensar sobre este texto» a «encárgate de esta tarea sobre
mis archivos y mi correo, bajo mi supervisión».
Explorar y entender
Proponer antes de tocar
Ejecutar de forma reversible
Dejar traza
Recursos y siguientes pasos
Para practicar
-
✓
Descomprime archivos-claude-cowork.zip y usa
copias de demo-organizacion y
demo-departamento_tic_hospital.
-
✓
Recorre los cinco escenarios en orden; copia los 12 correos de
correo-ejemplo a una cuenta de pruebas.
-
✓
Consulta la documentación oficial de Anthropic para conectores,
planes y disponibilidad actualizados.
Claude Cowork · Manuel Torres · Universidad de Almería